「名刺管理」と「名刺発注」の違いとは？自社に必要なシステムの選び方

「名刺管理システムを導入したい」「名刺発注を効率化したい」――名刺に関するシステム導入を検討する中で、「名刺管理」と「名刺発注」の違いがよくわからないと感じていませんか？

この2つは名前が似ているため混同されやすいですが、目的も機能もまったく異なるシステムです。間違った方を導入してしまうと、本来解決したかった課題が残ったままになってしまいます。

この記事では、名刺管理システムと名刺発注システムの違いを比較表で整理し、自社にどちらが必要かを判断するためのポイントを解説します。

名刺管理システムとは？

名刺管理システムとは、受け取った名刺をデータ化し、社内で検索・共有できるようにするサービスです。

営業担当者が日々の商談で受け取る大量の名刺を、スマートフォンやスキャナーで読み取ってデジタルデータに変換。社内の誰がどの企業の誰と接点を持っているかを一元管理し、営業活動やマーケティングに活用します。

代表的なサービスとしては、法人向けのSansanや個人向けのEightなどがあります。

名刺管理システムの主な機能

• 名刺のスキャン・OCR読み取り
• 顧客データベースの構築と検索
• 社内での名刺情報の共有
• CRM・SFAとの連携
• 人脈の可視化・重複チェック

名刺発注システムとは？

名刺発注システムとは、自社の名刺の作成・承認・印刷・配送までをWeb上で一元管理するサービスです。

従来、総務担当者がメールやFAXで印刷会社とやり取りし、校正を何度も往復していた名刺発注業務を、クラウド上で完結させることができます。テンプレートを登録しておけば、社員が自分で内容を入力し、承認を経て発注するフローを構築できます。

名刺発注システムの主な機能

• 名刺テンプレートの管理
• 社員による発注申請と承認ワークフロー
• 印刷手配・配送管理
• 発注履歴・コストの可視化
• 部署・拠点ごとの管理

名刺管理と名刺発注の違いを比較表で整理

自社に必要なのはどちら？目的別の判断ポイント

どちらのシステムを導入すべきかは、「今、何に困っているか」で判断できます。

名刺管理システムが向いているケース

• 営業担当者の名刺が個人管理になっていて、社内で共有できていない
• 過去にどの企業と接点があったか検索できず、営業機会を逃している
• CRMやSFAに名刺データを取り込みたい

名刺発注システムが向いているケース

• 名刺の発注作業が属人化しており、総務担当者に負荷が集中している
• 人事異動や組織改編のたびに、大量の名刺発注が発生して手が回らない
• 名刺の在庫管理ができず、名刺切れが頻発している
• 発注コストを可視化し、部署ごとに管理したい

名刺発注業務の効率化について詳しくは「名刺発注DXガイド」もあわせてご覧ください。

両方必要なケースもある

実は、名刺管理と名刺発注は対立するものではなく、それぞれ別の課題を解決するシステムです。そのため、両方を導入して併用している企業も少なくありません。

たとえば、以下のような組み合わせが考えられます。

• 営業部門には名刺管理システムを導入し、顧客データの共有と活用を促進
• 総務部門には名刺発注システムを導入し、名刺の作成・発注業務を効率化

それぞれのシステムが担う役割が異なるため、片方だけでは解決できない課題がある場合は、両方の導入を視野に入れて検討しましょう。

名刺発注なら「マイ名刺biz」

名刺発注の効率化を検討されている方には、クラウド型名刺発注サービス「マイ名刺biz」がおすすめです。

• 月額基本料0円：初期費用も不要。名刺代と送料のみで利用可能（2026年3月時点）
• コンビニ印刷対応：急な名刺切れでも、対応マルチコピー機設置のコンビニで即日印刷が可能
• 承認フロー搭載：総務による承認機能で、デザインの統一やミス防止を実現
• 外字・旧漢字対応：髙・﨑・濵など人名の旧漢字にも対応

各社の名刺発注システムを比較検討したい方は「法人向け名刺発注システム比較」もご参照ください。

料金の詳細は料金ページをご確認ください。導入をご検討中の方は資料ダウンロードもご活用いただけます。

よくある質問（FAQ）

Q. 名刺管理システムと名刺発注システムは同じものですか？

いいえ、まったく異なるシステムです。名刺管理システムは「もらった名刺をデータ化・共有する」もの、名刺発注システムは「自社の名刺を作成・印刷・発注する」ものです。目的も使う部門も異なるため、導入前にどちらが必要かを整理しましょう。

Q. 名刺管理システムで名刺の発注もできますか？

一般的な名刺管理システム（Sansan、Eightなど）には、自社名刺の発注機能は含まれていません。名刺の発注を効率化したい場合は、別途名刺発注システムの導入が必要です。

Q. 名刺管理と名刺発注の両方を導入すべきですか？

両方のシステムはそれぞれ異なる課題を解決するため、必要に応じて併用できます。まずは自社の優先課題（名刺データの活用か、名刺発注の効率化か）を整理し、優先度の高い方から導入を検討するのがおすすめです。

Q. 名刺発注システムの導入にはどのくらいの費用がかかりますか？

サービスによって異なります。マイ名刺bizのように初期費用・月額基本料0円のサービスもあれば、導入費用が別途かかるものもあります。名刺単価や送料を含めた総コストで比較検討しましょう（2026年3月時点）。

まとめ

「名刺管理」と「名刺発注」は、どちらも名刺に関するシステムですが、目的と機能がまったく異なります。

• 名刺管理システム：もらった名刺をデータ化・共有し、営業活動に活用するためのシステム
• 名刺発注システム：自社の名刺を作成・承認・印刷・配送するためのシステム

導入検討の際は、まず「自社が解決したい課題は何か」を明確にすることが大切です。名刺発注の業務効率化をお考えなら、月額0円・コンビニ印刷対応のマイ名刺bizをぜひご検討ください。

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